Vakantiedagen sparen sterk beperkt in nieuwe vakantiewetgeving

OKTOBER 2011 - Vanaf 1 januari 2012 geldt de nieuwe vakantiewetgeving. Dat betekent dat de wettelijke vakantiedagen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd zullen gaan vervallen. Voor zieke werknemers betekent de nieuwe wet dat zij in het vervolg recht hebben op volledige opbouw van vakantiedagen. Het is nu, meer dan eens, zaak om de verlofadministratie goed op orde te hebben.

Vervaltermijn zes maanden
Het te lang uitstellen van vakantie kan de gezondheid en veiligheid van werknemers in gevaar brengen. Het kabinet wil daarom werknemers stimuleren om regelmatig vakantie op te nemen en niet jarenlang dagen op te sparen. Onder de huidige wet vervallen vakantiedagen zelden. Opgebouwde dagen verjaren pas na vijf jaar en de oudste dagen worden als eerste opgenomen.
Vanaf 1 januari 2012 zullen de wettelijke vakantiedagen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd vervallen. De wettelijke vakantiedagen die worden opgebouwd in 2012, zullen dus al op 1 juli 2013 vervallen.

Wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen
In de nieuwe wet wordt onderscheid gemaakt tussen wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen die de wet voorschrijft; vier weken per jaar. De regels voor de wettelijke vakantiedagen zijn streng en strikt.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn die vakantiedagen die de werknemer extra heeft bovenop zijn wettelijke vakantiedagen. De regels voor bovenwettelijke vakantiedagen zijn minder streng, partijen mogen daarover afwijkende afspraken maken.
Een werkgever mag bijvoorbeeld afspreken dat niet genoten bovenwettelijke vakantiedagen aan het einde van het jaar worden uitbetaald of werknemers de vrijheid geven om hun bovenwettelijke vakantiedagen te laten uitbetalen. Als partijen geen afwijkende afspraken hebben gemaakt over de bovenwettelijke vakantiedagen, dan worden ze onder de huidige wetgeving gelijk behandeld als de wettelijke vakantiedagen. Ook daar komt verandering in. De vervaltermijn van zes maanden geldt alleen voor de wettelijke vakantiedagen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen blijft – tenzij andere afspraken zijn gemaakt – de verjaringstermijn van vijf jaar gelden.

Uitzonderingen
Op de nieuwe vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen gelden twee uitzonderingen:
1. Redelijkerwijs niet in staat om vakantie op te nemen. Voor werknemers die hun vakantiedagen redelijkerwijs niet konden opnemen geldt de vervaltermijn niet. Wanneer een werknemer ‘redelijkerwijs’ wel of niet in staat was om vakantie op te nemen, zal grotendeels door de rechtspraak moeten worden ingevuld.
Duidelijk is al wel dat de werknemer aannemelijk zal moeten maken dat hij niet in staat was om vakantie op te nemen. De minister benadrukt bovendien dat daarvan niet zomaar sprake is. Als blijkt dat een werknemer niet in staat was om vakantie op te nemen, dan geldt de vervaltermijn niet, maar dan geldt voor die dagen de verjaringstermijn van vijf jaar.
2. Partijen mogen de vervaltermijn verlengen. De werkgever en de werknemer mogen de vervaltermijn in onderling overleg verlengen. Zij mogen dus onderling afspreken dat de vervaltermijn geen 6, maar bijvoorbeeld 18, 36 of 60 maanden bedraagt.
Zieke werknemers. Zieke werknemers hebben nu alleen recht op vakantiedagenopbouw gedurende de laatste zes maanden van hun ziekte. Vanaf 1 januari 2012 is dat anders. Zolang zieke werknemers recht hebben op loonbetaling, hebben zij ook recht op vakantiedagenopbouw.
Daar staat wel tegenover dat zieke wAerknemers die vakantie genieten, ook vakantiedagen opmaken. Nu is het vaak onduidelijk of een zieke werknemer wel of geen vakantiedagen opmaakt. In de nieuwe wet wordt juist gestimuleerd om ook tijdens ziekte vakantie te nemen. De werkgever zal de werknemer er straks tijdens zijn ziekte zelfs op moeten wijzen dat hij vakantie kan opnemen en hij zal dit ook in het re-integratieplan moeten opnemen.
De verlofadministratie. Als over vakantiedagen discussie ontstaat en de werkgever heeft zelf geen administratie bijgehouden, dan wordt in principe uitgegaan van de administratie van de werknemer. Voor een werkgever is het dus belangrijk om de vakantiedagen van zijn werknemers nauwkeurig bij te houden. Met de aanstaande wijzigingen in de vakantiewetgeving is het administreren van vakantie – zo mogelijk – nog belangrijker. Als u van een vakantiedag niet weet wanneer die is toegekend, of het gaat om een wettelijke, of om een bovenwettelijke dag en of een dag wellicht redelijkerwijs niet kon worden genoten, dan wordt het een chaos die in de meeste gevallen in het nadeel van de werkgever zal uitvallen.
Dagen tot 1 januari 2012. Allereerst zult u moeten inventariseren welke vakantiedagen onder de huidige wetgeving vallen. Dat zijn die dagen die tot 31 december 2012 zijn - en nog worden - opgebouwd. Per vakantiedag kunt u vervolgens bepalen wanneer die verjaart. Een vakantiedag verjaart vijf jaar na het vakantiejaar waarin hij is opgebouwd. Als u over de bovenwettelijke vakantiedagen afwijkende afspraken heeft gemaakt, dan zult u ook die apart moeten registreren.
XpertHR.nl, dat deze compilatie van de nieuwe wetgeving samenstelde voor ondernemers, raadt aan om erknemers tegen het einde van 2011 een overzicht te sturen met het aantal vakantiedagen dat zij per 31 december 2011 hebben opgebouwd en van de data waarop die dagen verjaren. Als het overzicht niet klopt, dan is nu nog na te gaan of er iets mis is gegaan, dat wordt na de invoering van de nieuwe wet een stuk lastiger.
Vakantiedagen vanaf 1 januari 2012. De wettelijke dagen, de bovenwettelijke dagen en de dagen die een werknemer redelijkerwijs niet heeft kunnen genieten, zult u vanaf 1 januari 2012 apart moeten administreren. De wettelijke dagen vervallen een half jaar na het jaar waarin zij zijn opgebouwd, de bovenwettelijke dagen en de dagen die de werknemer redelijkerwijs niet heeft kunnen genieten, verjaren in principe vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.
Welke dagen worden eerst afgeboekt? ‘Het is de verwachting dat Aeen redelijke uitleg van de wet zal betekenen dat die dagen, die als eerste verloren gaan, als eerste zullen moeten worden afgeboekt. Ook dat zal de werkgever dus goed moeten administreren’, aldus XpertHR.nl.