Tips om risico van dubieuze debiteuren te beperken

APRIL 2011 - En dan is het zover. De klus is geklaard, de bestelling geleverd. Tijd om de rekening te zenden. Natuurlijk gaat u ervan uit dat die rekening binnen de gestelde betalings-termijn wordt voldaan. U vaart immers blind op uw klant! Helaas bent u niet de eerste die op dit gebied teleurgesteld wordt.
Het CIB (Centraal Invorderings Bureau) in Rotterdam biedt een breed scala aan creditmanagement diensten. Het bedrijf heeft in korte tijd het vertrouwen van veel ondernemers, verenigingen en instellingen weten te winnen door een eigentijdse en persoonlijke aanpak die hoge resultaten oplevert. De intensieve aanpak beperkt zich niet tot het versturen van enkele brieven maar gaat uit van de nieuwste technologieën. CIB hanteert een systeem waarbij men iedere twee dagen een contactmoment met de debiteur heeft. Daartoe behoren ook telefonisch benadering, e-mails, sms’jes en zo nodig een kosteloos huisbezoek. CIB onderscheidt zich van andere incassobureaus door zijn transparante werkwijze, een gemaximaliseerd risico in het gerechtelijke traject en een 100% uitkering in geval van succes. Er wordt onder andere gewerkt met een online 24/7 management tool. Via dit unieke Online Dossier heeft de opdrachtgever 24 uur per dag online inzage in zijn dossier. Elke handeling die CIB uitvoert wordt gedetailleerd in het dossier omschreven waardoor de opdrachtgever tot in detail op de hoogte blijft van de voortgang van zijn vorderingen.
Juist in deze tijd krijgt een toenemend aantal bedrijven te maken met debiteuren die te laat of in het ergste geval helemaal niet betalen. Zo wordt u in feite de bank voor uw debiteuren, terwijl u ook nog uw eigen financiële verplichtingen heeft. 20 tips van het CIB om het risico van dubieuze debiteuren te beperken. Of u nu in het groot (import,  producent) handelt of in het klein (bijvoorbeeld BtoB verkopen in de detailhandel); allemaal hebben ze te maken met leveren, factureren en incasseren. Doe uw voordeel met de tips die voor uw bedrijf van belang kunnen zijn.

1. Check check check!
Ken uw opdrachtgever! Het klinkt misschien flauw, maar weet u precies met wie u zaken doet? Heeft u alle gegevens van uw debiteur en is het adres correct? Vraag om een legitimatiebewijs of, als het gaat om bedrijven, een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Surf ook nog even naar www.kvk.nl om te checken of het adres klopt.

2. Deponeer uw leveringsvoorwaarden en betalingscondities
Zorg dat uw opdrachtgever vooraf bekend is met uw leveringsvoorwaarden en betalingscondities. Deponeer deze bij de Kamer van Koophandel.

3. Leg alles schriftelijk vast
De tijd dringt. U maakt een mondelinge afspraak met uw opdrachtgever en gaat aan de slag. Hoe zeer uw snelle handelen ook wordt gewaardeerd, leg de afspraak ook schriftelijk vast. Vraag uw opdrachtgever de bevestiging voor akkoord te tekenen en te retourneren. Omwille van de snelheid kunt u de afspraak ook per e-mail bevestigen waarin u de ontvanger vraagt omgaand een mail voor akkoord te retourneren. Bedenk wel dat u met een door de opdrachtgever ondertekend contract altijd sterker staat.

4. Toets vooraf de kredietwaardigheid van uw opdrachtgever
Leuk zo’n mooie opdracht! De euforie is groot. Maar… weet u zeker dat uw opdrachtgever straks aan zijn verplichtingen kan voldoen. Vooral als het om grote bedragen gaat, is het verstandig vooraf een credit check door een incassobureau te laten uitvoeren wat u meer informatie geeft over het betalingsverleden van uw (potentiële) klant, aanvaringen met incassobureaus/deurwaarders, jaarcijfers en faillissementen. Pas hier echter op uw tellen, of beter gezegd: op uw pecunia. Er zijn bureaus die voor een credit check vele tientallen euro’s vragen. Een dergelijke test is echter al mogelijk vanaf enkele euro’s per rapportage en kan zelfs direct online worden opgevraagd.

5. Risico te groot? Laat vooraf betalen!
Het aanvragen van kredietrapporten is een investering die zich gemakkelijk terugbetaalt. Je weet immers meteen met wie je zaken doet. Zijn de risico’s te groot, ga dan alleen in zee met de opdrachtgever als deze u vooraf betaalt.

6. Opdracht klaar, factuur weg
Stuur uw factuur zo snel mogelijk na de werkzaamheden of de levering van de producten. Hoe langer u wacht met de factuur, hoe langer u ook op uw geld moet wachten.

7. Bewaak de betalingstermijn
Bewaak de betalingstermijn. Stuur al een dag na deze termijn een herinnering. Vermeld daarop een nieuwe, korte betalingstermijn van ten hoogste een week bij particulieren en maximaal twee weken bij bedrijven. Stuur als ook nu de betaling uitblijft op de dag dat de termijn verstrijkt een ‘allerlaatste herinnering’. Tot slot stuurt u uw klant een ‘in gebreke stelling’ waarna u, indien hij ook hier niet op reageert, de incasso uit handen geeft.

8. Wie zeurt, beurt!
Wie zeurt, beurt, weten we uit ervaring. Ga om uw betaling binnen te krijgen niet alleen per brief te werk. Bel, mail, sms… Kortom, blijf in contact met de debiteur en vraag steeds weer opnieuw waarom de betaling uitblijft.

9. Geen betaling, geen nieuwe opdracht
Het is verleidelijk, maar doe het niet. Als de betalingstermijn van de vorige rekening (al ver) is overschreven, accepteert u geen nieuwe opdrachten.

10. Laat die ene factuur verzekeren
De tijd dat u uitsluitend een kredietverzekering kon afsluiten voor al uw debiteuren (dus ook voor die wie altijd op tijd betalen) ligt gelukkig achter ons. U kunt nu zelf bepalen welke factuur/facturen u verzekert. De premie die u hiervoor betaalt is ondermeer afhankelijk van het land waarin uw debiteur woont of waar het bedrijf gevestigd is.

11. Verhoog de druk met een klantvriendelijke slotaanmaning (precasso)
Het voorzichtig verhogen van de druk door in een vroeg stadium gebruik te maken van de naam van een incassobureau draagt bij tot een snellere betaling. Door uw laatste aanmaning te versturen op het briefpapier van het bureau realiseert u een lagere gemiddelde betalingsduur. Dit alles met behoud van uw relatie, omdat er (nog) geen extra kosten aan uw debiteur in rekening worden gebracht. Een aantal incassobureaus biedt deze precassoservice als onderdeel van de jaarovereenkomst.

12. Vreemde ogen dwingen
Gaat de debiteur nog niet tot betaling over? Besteed de incasso uit! Uit onderzoek blijkt dat zo’n 75 procent van de te laat betalende klanten na een aanmaning van een incassobureau alsnog besluit te betalen. Vreemde ogen dwingen.

13. No cure no pay
In veel gevallen wordt een incassobureau pas ingeschakeld als een factuur niet wordt betaald. Op basis van no cure no pay probeert het incassobureau het bedrag via het zogenoemde minnelijke incasseringstraject alsnog binnen te krijgen. Slaagt het bureau hierin dan betaalt u daarvoor 15 procent van de hoofdsom.

14. Goedkoper uit met jaarcontract
Hoe aantrekkelijk no cure no pay ook lijkt, in de meeste gevallen bent u goedkoper uit als u met een incasso-bureau een jaarcontract afsluit. Dat begint al als u jaarlijks voor zo’n 2000 euro aan openstaande vorderingen heeft. Bij een jaarabonnement waarin alle debiteuren zijn opgenomen betaalt u (in 2011), ongeacht de omzet, een totaalbedrag van € 225,- exclusief btw (bij CIB) per jaar. Bij te late betaling van de facturen gaat het incassobureau direct over tot het minnelijke incasseringstraject. Bij incassering van de uitstaande vorderingen krijgt u het bedrag geheel vergoed en worden er geen kosten in rekening gebracht. Met een incassojaarcontract bespaart u niet alleen tijd maar verbetert u ook uw cashflow (kortere gemiddelde betalingstermijn) en verhoogt u de efficiency van het debiteurenbeheer.

15. Onderscheid het kaf van het koren
Incassobureaus zijn van vele markten thuis als het op incasseren aankomt. U kunt een incassobureau inschakelen voor het gehele incassotraject van facturatie, kredietwaardigheidscheck, precasso, incasso, debiteurenbezoek, verhaalsonderzoek tot en met de gerechtelijke procedure. Tik op Google het woord ‘incassobureau’ in en u krijgt een gigantisch aantal websites met bureaus die u stuk voor stuk gouden bergen beloven. Toch is er wel degelijk kwaliteitsverschil. Het ene incassobureau volstaat met het alleen sturen van aanmaningen. Het andere gaat voor hetzelfde bedrag aanzienlijk verder om uw vordering te innen door ook gebruik te maken van onder andere email en sms en zelfs op huisbezoek te gaan.

16. Kies een incassobureau dat bij u past
Bedenk dat het imago van uw bedrijf sterk kan worden beïnvloed door de wijze waarop het incassobureau in uw naam optreedt. Kies daarom voor een transparante incasso-organisatie die open kaart speelt. Zorg dat u weet waar uw incassobureau namens u mee bezig is. Uiteraard gaat het om het succesvol incasseren van uw vorderingen, maar dan wel op een wijze die bij u past. U heeft immers een goede naam te verliezen

17. Minnelijke schikking of meteen naar de rechter?
Als uw debiteur niet betaalt, kunt u natuurlijk ook direct naar de rechter stappen. Toch is het verstandiger om eerst voor een buitenrechtelijke incasso via een incassobureau te kiezen. U bent in alle gevallen goedkoper uit. De gang naar de rechter is vaak een langdurig en kostbaar proces waarvan u vooraf niet weet wat er uit komt. Mocht de debiteur na een intensief incassotraject geen gehoor geven aan de betalingsverzoeken kunt u alsnog besluiten om naar de rechtbank te gaan. Omdat ook het incassobureau vaak een stuk risico draagt, kunt u zich hiermee ook in het eindtraject bij de rechtbank kosten besparen.

18. Wel of niet verder gaan? Eerst een verhaalsonderzoek!
Het incassotraject dat meestal zo’n zes weken in beslag neemt, is voorbij. Aan u de keus om wel of niet het gerechtelijk traject in te gaan. Om die keuze te kunnen maken dient u een afweging te maken: wat zijn de kosten voor het gerechtelijk traject en valt er uiteindelijk wel wat te halen? Om een goed profiel van de debiteur (zowel consument als bedrijf) te krijgen, kan uw incassobureau een verhaalsonderzoek voor u doen. Een dergelijk onderzoek geeft onder andere het volgende weer:
• Actuele informatie over woon- en verblijfplaats.
• (Mobiele) telefoonnummers.
• Informatie over buren.
• Informatie over de kredietaanvragen die zijn gedaan.
• Hoe vaak is de debiteur eerder met incassobureaus
 en deurwaarders in aanraking geweest?
• En het belangrijkste: valt er iets te halen?

19. Maximaliseer het risico voor gerechtelijke kosten
Via het minnelijk traject is de incasso niet tot stand te komen. De enige mogelijkheid is het gerechtelijke traject. Een onzekere factor, want de kosten voor dit traject kunnen behoorlijk oplopen en komen, als u verliest, allemaal op uw bordje terecht. Een aantal incassobureaus heeft een constructie ingebouwd waarbij de kosten van het gerechtelijk traject zijn gemaximaliseerd. Een rustgevend idee want zo weet u van te voren welk risico u maximaal loopt indien u verliest.

20. Alles uit handen geven
Wilt u het zichzelf helemaal makkelijk maken, dan kunt u er ook voor kiezen om het hele debiteurentraject bij het incassobureau te laten. Het incassobureau zorgt dan zowel voor de facturatie, het debiteurenbeheer, de betalingsverwerking en de incasso. Voordelen van het uitbesteden zijn onder andere:
• Succesvol incasseren van de vorderingen.
• Behouden van de commerciële relatie met uw klanten.
• Betere betalingsmoraal van uw debiteuren
 (vreemde ogen dwingen).
• Verlagen van de gemiddelde betalingstermijn.
• Tijdsbesparing; u kunt zich richten op uw kernactiviteit.