Wanneer mag je oude administratiebescheiden wegdoen?

FEBRUARI 2010 - Iedereen kent dat wel, stapels stoffige papieren in steeds krakkemikkiger dozen. Oude administraties, meestal nog met een enorme hoeveelheid papieren uitdraaien van gegevens die vaak ook nog digitaal zijn vastgelegd. Hoe lang moet je dat eigenlijk bewaren. We legden de vraag voor aan de fiscalisten van registeraccountantskantoor BDO
De wettelijke bewaartermijn van boeken, bescheiden en andere gegevensdragers bedraagt in het algemeen zeven jaar. Dat betekent dat u aan het begin van 2010 uw administratie over 2002 en voorgaande jaren (grotendeels) kunt vernietigen. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor alle basisgegevens (zoals het grootboek, de facturen van debiteuren en crediteuren, de in  en verkoopadministratie, de voorraadgegevens en de loonadministratie) en de overige gegevens die van belang kunnen zijn bij een belastingcontrole.

Maar: Let op!
De algemene wettelijke bewaartermijn van zeven jaar is korter dan de BTW herzieningstermijn voor onroerende zaken en rechten waaraan deze zijn onderworpen. De (al dan niet vrijgestelde) BTW ondernemer blijft daarom verplicht om te bewaren: alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan   betreffende onroerende zaken en rechten waaraan onroerende zaken zijn onderworpen   gedurende negen jaar volgend op het jaar waarin de BTW ondernemer het goed is gaan gebruiken (= de herzieningstermijn).

Maar wat wordt nu precies verstaan onder zeven jaar?
Dat was onze volgende vraag. Zijn het inderdaad zeven kalenderjaren, zoals de fiscalisten van BDO aangeven, of is het zeven jaar na vaststelling van de definitieve aanslag door de inspecteur? We ontvingen daarom van BDO een passage uit de desbetreffende wetstekst. En dan blijkt de wet toch erg onduidelijk.

23.1. Aanvang van de bewaartermijn
Beschouwing Art. 52, vierde lid, AWR geeft niet aan wanneer de bewaartermijn begint te lopen. In de literatuur gaat men uit van aanvang van de bewaartermijn bij het einde van het belastingjaar waarop de gegevens betrekking hebben. In het kader van de totstandkoming van de documentatieverplichting van art. 6b Wel Vpb 1969 (correcties ter zake van verrekenprijzen) heeft de staatssecretaris van Financiën zich op het standpunt gesteld dat de zevenjaarstermijn van art. 52, vierde lid, AW R pas begint te lopen nadat de fiscaal relevante overeenkomst is beëindigd.

Wie het zekere voor het onzekere wil nemen, kan dus het beste als begindatum van de bewaartermijn de door de belastingdienst opgegeven datum van de definitieve aanslag aanhouden.