Identificatieplicht en vaststelling NAW-gegevens ook voor aanvang van werkzaamheden

MEI 2007 - Sinds 1 januari 2007 geldt dat ook voor het tijdstip van het identificeren van de werknemer en het vastleggen van naam, adres en woonplaatsgegevens (NAW-gegevens), wordt aangesloten bij de eerstedagsmelding. Dit betekent dat de werkgever de identiteit van de werknemer moet vaststellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Dit dient te gebeuren uiterlijk een dag voor de aanvang van de werkzaamheden, dan wel voor aanvang van de werkzaamheden, indien de dienstbetrekking is overeengekomen op de dag dat de werkzaamheden aanvangen.
Ook voor de vastlegging van de NAW-gegevens geldt deze termijn. Tot 2006 diende de vastlegging te gebeuren uiterlijk bij aanvang van de dienstbetrekking, respectievelijk voor de eerste loonbetaling. De NAW-gegevens kunnen vormvrij worden vastgelegd. De enige vereiste is dat de vastlegging is gedateerd en ondertekend door de werknemer. De Belastingdienst heeft een voorbeeldformulier ontwikkeld waar werknemers hun NAW-gegevens kunnen invullen. De werkgever is niet verplicht hiervan gebruik te maken.
Een kopie van het identiteitsbewijs dient de werkgever bij de loonadministratie te bewaren. Hierbij dient een kopie gemaakt te worden van alle relevante informatie. Als het identificatiebewijs het nieuwe model van het Nederlandse paspoort betreft (afgegeven sinds augustus 2006), dient de werkgever daarvan bladzijde twee te kopiëren.
Bij controles blijkt dat de Belastingdienst vaak vindt dat er niet voldoende informatie van een identiteitsbewijs is gekopieerd. Dit kan een forse naheffingsaanslag tot gevolg hebben. Het nieuwe Nederlandse paspoort verhelpt dit probleem, omdat alle relevante informatie op één bladzijde is opgenomen.