Personeelskorting wel of geen vergoeding in natura?

AUGUSTUS 2003 - Per 1 april 2003 is de nieuwe regeling voor personeelskorting in werking getreden. Uit diverse contacten met ondernemers bleken er toch nogal wat vragen te zijn rond deze nieuwe regeling. Vandaar dat het Vakcentrum Levensmiddelen in haar ledenbulletin een uitgebreide toelichting gaf. Ten opzichte van eerdere voorstellen is toegevoegd, dat de vrijstellingsruimte van € 450,- die in de twee voorafgaande kalenderjaren niet is gebruikt, mag worden benut in het lopende kalenderjaar.
Sinds 1 januari 2003 mag een werkgever aan medewerkers een onbelaste korting geven van maximaal 20% op de voor de consument geldende verkoopprijs (inclusief omzetbelasting). Het gaat dus om de verkoopprijs, die geldt op het moment dat de medewerker het artikel aanschaft. Loopt er op dat moment een uitverkoop- of kortingsactie voor uw klanten, dan kan daar bovenop nog eens de 20% korting aan de medewerker worden gegeven. Per kalenderjaar mag een medewerker van zijn of haar werkgever niet meer dan € 450 aan onbelaste korting ontvangen. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Krijgt een medewerker een hogere korting dan 20% of overschrijdt hij de vrijstelling van meerdere jaren, dan wordt de korting beschouwd als loon in natura en wordt dit dus belast.

Niet gebruikte vrijstellingsruimte is nieuw
Nieuw in de regeling is dat de vrijstellingsruimte die in de twee voorafgaande kalenderjaren niet gebruikt is, mag worden benut in het lopende jaar. Het vrijstellingsbedrag kan dus, uitgaande van het voor 2003 geldende bedrag, worden verhoogd tot € 900 (na twee jaar) of € 1350 (na drie jaar). Voorwaarden voor het benutten van de niet gebruikte vrijstellingsruimte zijn:
• De arbeidsovereenkomst met deze medewerker heeft gedurende de twee voorafgaande kalenderjaren bestaan.
• De medewerker heeft in deze jaren geen gebruik gemaakt van de vrijstelling of een deel daarvan.

Overgangsregeling in 2003
Voor 2003 geldt een overgangsregeling. Dit wil zeggen dat de werkgever er in het gehele jaar 2003 nog voor kan kiezen de bestaande, tot 1 januari 2003 geldende, regeling toe te passen. In dat geval zal de medewerker tenminste de integrale kostprijs moeten betalen. Dan is er niets belast. Betaalt de medewerker nog minder, dan is het verschil tussen kostprijs en de betaling belast. Maar is de oude regeling gebaseerd op een afspraak met de belastinginspecteur, dan geldt die afspraak nog gedurende het hele jaar 2003. De overgangsregeling gaat er verder van uit, dat ook in de jaren 2001 en 2002 een vrijstelling van € 450 heeft bestaan als de medewerker voldoet aan de genoemde voorwaarden.
Vanaf 1 januari 2004 komt de oude regeling te vervallen en geldt de nieuwe regeling. Wie in 2003 nog de oude regeling toepast pas in 2004 overgaat op de nieuwe regeling, kan voor de jaren 2002 en 2003 rekening houden met een vrijstelling van € 450. Ook hier weer onder de voorwaarden dat de arbeidsovereenkomst in 2002 en 2003 reeds bestond, en de medewerker toen geen gebruik heeft gemaakt van de vrijstelling.
Tenslotte wijst het Vakcentrum nog op de administratieve afwikkeling van een en ander. Krijgt een ondernemer looncontrole, dan zal die het bewijs van de verstrekte kortingen moeten leveren. Volgens de toelichting op de regeling kunnen over de wijze van administratie afspraken met de belastinginspecteur worden gemaakt. Doet men dat niet, dan is het verstandig voor elke medewerker apart de genoten korting per kalenderjaar te administreren.

Aparte regeling voor bedrijfskleding
In de nieuwe regeling is een speciale uitzondering gemaakt voor bedrijfskleding. Vergoedingen voor en verstrekkingen van werkkleding en vergoedingen voor het wassen van die werkkleding zijn in principe onbelast. mits het volgende criterium van toepassing is: werkkleding is kleding, die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls; kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm' in totaal. Ook door de onderneming ter beschikking gestelde kleding die niet aan de bovengenoemde voorwaarden voldoet, is onbelast, zolang deze kleding aantoonbaar op de werkplek blijft.
Er is sprake van een uniform als (een bepaalde) categorie werknemers gelijke kleding draagt die ook buiten de werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. De kleding van bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen wordt als uniform beschouwd, maar dat geldt niet voor de zwarte broek met blauwe blazer van chauffeurs.
Of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, is afhankelijk van de relevante feiten en omstandigheden van het geval. Deze aspecten kunnen worden afgestemd met de belastingdienst. Als is vastgesteld dat een kledingstuk onderdeel is van een uniform dat gebruikt wordt voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is dat kledingstuk werkkleding. Het is vervolgens niet relevant of een onderdeel van een uniform afzonderlijk niet als zodanig herkenbaar is of buiten de dienstbetrekking gedragen zou kunnen worden.