Betaal niet klakkeloos uw factuur van de Stichting Reprorecht

JULI 2003 - Op 1 februari 2003 is de Wetswijziging Reprorecht in werking getreden. Deze wetswijziging verplicht het bedrijfsleven een vergoeding per kopie te betalen voor fotokopiëren van auteursrechtelijk beschermde werken. Deze vergoeding bedraagt €0,045 per kopie. Stichting Reprorecht is door de Minister van Justitie aangewezen om deze vergoedingen te innen. Bedrijven wordt een aanbod tot afwikkeling van het reprorecht gedaan op basis van het gemiddeld kopieergedrag bij vergelijkbare ondernemingen in dezelfde branche. De cijfers die hieraan ten grondslag liggen zijn door een onafhankelijk onderzoeksbureau vastgesteld. Dat stelt mr. Philippe van Wijnen van registeraccountantskantoor BDO in haar maandelijkse nieuwsbrief Actueel aan de klanten van deze onderneming.

Uitvinding fotokopieerapparaat
Het reprorecht is een voortvloeisel van het auteursrecht. Zonder deze aparte regeling zou eenieder in beginsel helemaal geen kopieën mogen maken zonder toestemming van de auteursrechthebbenden. Omdat de handhaving van dit beginsel in de praktijk ondoenlijk zou zijn, heeft de wetgever hierop een aantal uitzonderingen in het leven geroepen.
Eén daarvan is de regel dat men (binnen zekere grenzen) vrijelijk, zonder toestemming van de auteursrechthebbende, moet kunnen kopiëren voor privé-gebruik. Begin jaren zeventig, na de uitvinding van het fotokopieerapparaat, is die regel uitgebreid naar het kopiëren binnen bedrijven en instellingen. Ook daar gold voortaan: geen voorafgaande toestemming nodig van de rechthebbende. In afwijking van de regeling voor het privé kopiëren was echter wel al meteen in de Auteurswet opgenomen dat in deze gevallen een ‘billijke vergoeding’ aan de rechthebbende zou moeten worden betaald. Daarmee was het reprorecht geboren. Omdat het voor al die individuele rechthebbenden natuurlijk onpraktisch was om overal die billijke vergoeding te komen halen, werd de Stichting Reprorecht opgericht om voor deze inning en verdeling zorg te dragen. Bovengenoemde wetswijziging heeft het innen van de ‘billijke vergoeding’ ten aanzien van het bedrijfsleven (pas nu) geconcretiseerd.

Factuur is aanbod
In voornoemd kader zullen alle bedrijven (en instellingen) elk jaar een factuur ontvangen met daarop een specificatie van de verschuldigde vergoeding, waarbij de mogelijkheid wordt geboden de gegevens te corrigeren. De betalingstermijn van deze factuur is 30 dagen. Deze factuur is in feite niets meer dan een aanbod van de Stichting Reprorecht om met de desbetreffende onderneming tot overeenstemming te komen omtrent de hoogte van de te betalen vergoeding. Wie klakkeloos overgaat tot betaling van de factuur, stemt in feite in met het aanbod en zit de komende jaren aan deze kosten vast.
De wetgever heeft bepaald dat ondernemingen die jaarlijks in totaal meer dan 50.000 fotokopieën maken, hiervan zelf opgave moeten doen. Vandaar dat deze ondernemingen in eerste instantie geen factuur, maar een berekening met aangehecht opgaveformulier ontvangen. Is de berekening correct, dan hoeft geen opgave meer gedaan te worden. Er volgt dan automatisch een factuur. Indien de berekening wel incorrect is, dan hanteert Stichting Reprorecht een speciale procedure.

Bezwaar; waarom?
Kan men niet instemmen met de factuur of met de berekening, dan is het zaak om bezwaar te maken. Bij de wijze waarop het door een bedrijf te vergoeden bedrag is vastgesteld, kunnen namelijk vraagtekens worden geplaatst. Niet echter bij de verplichting om een billijke vergoeding te bepalen: deze vloeit rechtstreeks voort uit de Auteurswet. Als een bedrijf kopieën uit auteursrechtelijk beschermde werken maakt, dan is zonder meer een vergoeding verschuldigd. Geluiden dat de vergoeding niet verplicht is, dan wel dat aan deze vergoeding geen wettelijke grondslag ligt, zijn dus onjuist.
Welke vraagtekens kan men nu zetten bij de wijze waarop de Stichting Reprorecht het te vergoeden bedrag berekend? De Stichting vermenigvuldigt het bedrag per kopie met het aantal kopieën uit auteursrechtelijk beschermde werken. Dit aantal stelt zij vast door van het totaal aantal kopieën dat een bedrijf in een jaar maakt (‘het kopieervolume’) een bepaald percentage te nemen (‘het percentage reprorechtplichtige kopieën’). Hierbij valt op dat zowel het kopieervolume als het gehanteerde percentage door onafhankelijk onderzoek onderbouwde schattingen zijn. Daarnaast geldt voor beide criteria dat deze voor een bepaald bedrijf worden vastgesteld aan de hand van de branche waarin dit bedrijf werkzaam is en door het aantal in het bedrijf werkzame werknemers. En zeker tegen dit laatste punt kan men inbrengen dat er slechts twee groepen worden gehanteerd: ‘1-49 werknemers’ en ‘50 of meer werknemers’. Gezien de ruime marges binnen deze groepen hoeft zowel het kopieervolume als het percentage reprorechtplichtige kopieën van een bedrijf niet met de werkelijkheid overeen te komen: in een bedrijf met vijf werknemers zullen minder (reprorechtplichtige) kopieën worden gemaakt dan in een bedrijf met 45 werknemers. Daarnaast kan algemeen worden gesteld dat het ene bedrijf het andere nog niet is: zowel het kopieervolume als het percentage reprorechtplichtige kopieën kan per bedrijf sterk verschillen, ook wanneer bedrijven in dezelfde branche opereren en eenzelfde aantal werknemers hebben. Deze aandachtspunten brengen mee dat het maken van bezwaar tegen het aanbod raadzaam is!

Bezwaar; hoe?
Bij de berekening van de te betalen vergoeding kunnen dus vraagtekens worden gezet. Vraagtekens die het maken van bezwaar voor u in veel gevallen zinvol maakt. Opmerkelijk genoeg biedt het opgaveformulier van de Stichting Reprorecht slechts de mogelijkheid voor bezwaar tegen het kopieervolume en het percentage reprorechtplichtige kopieën. Niets verbiedt u echter om bij het terugzenden van het formulier in een begeleidend schrijven ook bezwaar te maken tegen het percentage. Hiertoe zult u echter wel beslagen ten ijs moeten komen. Zoals gezegd heeft de Stichting Reprorecht zich bij haar aanslagen gebaseerd op de resultaten van een onafhankelijk onderzoeksbureau. Indien u het niet eens bent met de hoogte van de factuur of de berekening, dan kan Dijkstra Voermans Advocaten voor klanten van BDO veel betekenen. BDO zal dan namens de cliënt bezwaar maken tegen de grondslag van de opgelegde factuur of berekening en tevens de daaruit voortvloeiende correspondentie afhandelen. Let u echter wel op de beperkte termijn om bezwaren kenbaar te maken. Zorg dat u uiterlijk binnen 30 dagen hebt gereageerd!